День 1
Система управления и административное обеспечение
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Новые требования к исполнительному (административному) директору в современных экономических условиях
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс — служба, служба протокола, приемов и делегаций, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Юридическое обеспечение
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
- Формирование корпоративной культуры, внедрение рациональных деловых норм, кодекса поведения персонала
Практикум: Слушатели разработают задачи, матрицы ответственности для своих подразделений.
Должностная инструкция исполнительного (административного) директора
- Знания, навыки и опыт
- Основной функционал
- Дополнительный функционал
- Взаимодействие с другими подразделениями (перечень)
- Необходимые компетенции (перечень)
- Ключевые показатели эффективности (перечень)
- Варианты организационного построения
- Ответственность руководителя
Практикум: Формирование должностной инструкции исполнительного (административного) директора (или аналогичной должности в компании).
Принципы разработки системы мотивации подразделений исполнительного (административного) директора
- Структура компенсационного пакета подразделений исполнительного (административного) директора
- Как определять соотношение постоянной и переменной части зарплаты.
- За что платить постоянную часть заработной платы
- Методика определения переменной части заработной платы на базе KPI . Как персонал должен зарабатывать переменную часть
Практическое занятие: Слушатели разработают несколько вариантов мотивационных схем для персонала своих подразделений.
Экономика в деятельности исполнительного (административного) директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать исполнительный (административный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений исполнительного (административного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений исполнительного (административного) директора
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений исполнительного (административного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстафинга, лизинга в деятельности исполнительного (административного) директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум: Слушатели разработают программу сокращения затрат для своих подразделений, разработают алгоритм вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании.
День 2
Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госахива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум:Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел.
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции исполнительного директора.
- Организация контроля регламентирующих документов
- Требования ГОСТ Р ИСО 9001-2008 к корпоративным документам
Организация работы административно – хозяйственного отдела(АХО)
- Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
Практикум:Разработка типовых задач и функционала АХО.
- Организация планирования в АХО
Практикум: Составление годового и месячного плана АХО. Бюджетное планирование в АХО.
- Структурирование и организация работы подразделения
Практикум: Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (managementbyobjectives).
- Контроль подразделений АХО
Практикум: Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество.
- Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация работы представительского автотранспорта
- Выполнение специальных требований надзорных органов
Практикум:Обсуждение инструкции действий в случае визита надзорных органов.
День 3
Организационное развитие
- Задачи функции организационного развития
- Способы совершенствования деятельности и изменений
- Инструменты организационного развития
- Внедрение изменений: процедуры, сложности
- Как разработать систему показателей эффективности (KPI) для подразделений исполнительного директора
Практикум: Организация и внедрение проекта организационных изменений «Разработка показателей эффективности KPI для руководителей и персонала подразделений слушателей».
Юридическое обеспечение
- Задачи и функции юридического обеспечения деятельности
- Формы организации юридической службы
- Оплата труда и стимулирование
Архивная деятельность
- Задачи архивации документов
- Порядок и нормативы хранения документации
- Каталогизация и использование корпоративных информационных систем
Приемы, встречи, визиты, собрания. Корпоративные мероприятия, праздники и подарки
- Служба протокола, организация собраний (акционеров, советов директоров, правлений, расширенных заседаний)
- Организация приемов
- Организация праздников и корпоративных мероприятий, подарочные и сувенирные программы
Практикум: Разработка регламента проведения мероприятия.