Целевая аудитория: секретари, офис-менеджеры, администраторы и персональные помощники.
Задачи тренинга:
1. Повышение профессиональных знаний в области документационного обеспечения управления.
2. Получение знаний в области ведения деловой переписки.
3. Получение участниками знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.
4. Изучение правил современного делового этикета.
5. Получение навыков эффективного взаимодействия с руководителем, внутренними и внешними клиентами организации.
Результат:Повышение эффективности деятельности компании в целом за счет профессиональной организации документооборота компании и развитие навыков деловой коммуникации
Семинар проводит: Ведущая семинаров ITC Group.С 2003 года занимается практической работой в сфере администрирования и управления персоналом. Прошла путь от секретаря до административного директора. Имеет опыт ведения кадрового делопроизводства в строительной и торговой компаниях. Опыт работы секретарем в ООО «ДОГР» и ЗАО «ИК «ЭЛТРА» около 4 лет, опыт работы менеджером по персоналу, управляющим. Оказывает консалтинговые услуги по аудиту работы службы персонала и по ведению и восстановлению документации с нуля. Профессиональная деятельность включает в себя также многолетнюю работу в качестве преподавателя в Институте дополнительного образования «РУБИН», НОУ «КОННЕССАНС», Консалтинговом центре «СОТА», сертифицированном центре 1С «СОФТ-МАРКЕТ». Общий педагогический стаж 9 лет. Имеет диплом государственного образца по специальности «Информационные системы и технологии», а также государственный диплом Ленинградского института методов и техники управления по специальности «Секретарь-референт», прошла многочисленные курсы в области административного и кадрового делопроизводства. Является автором и ведущим программ по темам «Административное и кадровое делопроизводство», «Трудовое законодательство в работе кадровой службы», «Эффективный секретарь». Имеет опыт проведения бизнес-тренингов, индивидуальных консультаций и семинаров для таких компаний как СК «РОСНО», ЗАО «Опытный завод МПБО», ООО «Компания СКЛ», «Михайловский» театр, ООО «Полиграф-защита СПб», СПб ГУП «Экострой», гостиница «Воркута», Строительная компания «Темп», ЗАО «М», ООО «УрМА-Сервис» (Нижневартовск), ООО «АРТ-Глас», ООО «НПЦ «Гранат», «Рик-Компьютерс», ЗАО «ФМ Ложистик Восток», Санкт-Петербургская бумажная фабрика «Гознак», ГОУ ВПО УГТУ-УПИ (Екатеринбург), ООО «Якутгазстрой» (Якутск), ООО «БФК Про» (Тюмень), Группа Компаний «Портер», ЗАО «АРКОМ», ООО «Компания «ОВК», «КБ «Мастер-Банк», ЗАО «РАМЭК-ВС», ООО «Кемира ХИМ», ООО «Кока-Кола ЭйчБиСи Евразия», Фонд «Петербургский международный экономический форум» и др.
Специализация: «Трудовое законодательство и Кадровое делопроизводство», «Административное делопроизводство и архив организации. Документационное обеспечение организации», «Секретарское дело», «Психология делового общения», «Профессиональная этика и этикет», «Технологии найма и оценки персонала», «Деловая переписка», «Мотивация как инструмент управления персоналом».
ПРОГРАММА
ДЕНЬ 1
ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И СТАНДАРТЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
Общие требования к подготовке и оформлению документов. Реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документа. Понятие подлинника и копии документа. Порядок применения бланков, печатей и штампов в работе с документами
Алгоритм подготовки документа. Процедура согласования (визирования) документа. Оформление проектов документов. Подписание документов, утверждение документов. Делегирование права подписания (утверждения) документов (приказ о распределении полномочий, доверенность)
Работа с исходящим и входящим потоком: входящие, исходящие и внутренние документы. Сроки прохождения документов. Рассмотрение документов руководителем, вынесение резолюций, требования, предъявляемые к резолюциям. Доведение документа до исполнителя. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.
Практикум: Работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.
Современные компьютерные технологии в делопроизводстве: Организация электронного документооборота, Электронно-цифровая подпись, ее использование, Прием-передача документов в электронной форме. Регистрация и контроль исполнения,
Практикум: «Демонстрация работы программ для автоматизации делопроизводства».
ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ. ВСТРЕЧИ, СОВЕЩАНИЯ, КОММЕРЧЕСКИЕ ПЕРЕГОВОРЫ
Специфика телефонного общения преимущества и ограничения. Как сформировать у клиента положительный образ фирмы. Входящие и исходящие звонки: стандарты ведения беседы. Типичные ошибки передачи и приема информации. Управление собственным временем и беседой с абонентом. Как корректно переключать звонящего на сотрудников компании, сохранять и передавать информацию в случае их отсутствия. Работа с трудными абонентами.
Приемы эффективной самопрезентации. Как встретить VIP — клиента (партнера). Работа с клиентами и сотрудниками приемной руководителя.
Подготовка и организация совещаний, конференций, переговоров. Помощь руководителю во время коммерческих переговоров.
Правила работы с большим объемом информации. Как увеличить скорость обработки информации в разы.
Практикум:«Техники запоминания цифр, телефонов, лиц, имен, текстов».
ДЕНЬ 2:
ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА
Внешняя переписка: деловое письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение. Использование клише, состав реквизитов и правила оформления делового письма. Способы обращения к адресату, заключительные формулы вежливости. Формулирование просьбы, запроса, напоминания, требования. Выражение благодарности, сожаления,
Внутренняя переписка: докладные, служебные, объяснительные записки. Назначение и правила оформления
Особенности ведения электронной переписки. Деловой этикет в общении по электронной почте
Практикум: «Создание деловых писем — шаблонов»
АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ
Создание архива организации с нуля. Требования к помещению, отведенному под архив.
Разработка номенклатуры дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Формирование документов в дело. Экспертиза документов. Состав и функции экспертной комиссии. Составление описи дел. Сдача дел в архив.
Практикум: «Разработка номенклатуры дел. Оформления дела для хранения в архиве организации»
ОБЩЕПРИНЯТЫЕ НОРМЫ КУЛЬТУРЫ В ДЕЛОВОМ МИРЕ. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И СЛУЖЕБНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ
Речевые клише. Правила приветствия, представления, знакомства. Искусство комплимента. Умение говорить и принимать комплименты.
Соблюдение норм служебной субординации в офисе.
Формирование делового имиджа. Женская и мужская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования. Деловой стиль для официальных встреч и приемов
Корпоративный стиль. Представительская деятельность. Визитная карточка, ее основные функции. Деловые подарки и сувениры. Правила составления букетных композиций для бизнес-партнеров.
Гастрономический этикет. Виды обслуживания гостей за столом. Уместные формы обслуживания в офисе. Необходимое в офисе для профессионального сервиса. Правила сервировки стола. Скатерти и салфетки, основные требования. Правильная расстановка стаканов, бутылок. Основные правила обслуживания за столом. Правила подачи безалкогольных и алкогольных напитков. Правила поведения в ресторане и во время приемов.
Практикум:«Сервировка стола для проведения переговоров с партнерами»
Методы и формы работы
Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.