Этот курс повышения квалификации для Вас, если Вы: директор административно-хозяйственной службы, руководитель, в чьи обязанности входит административно-хозяйственное обеспечение компании; сотрудник, на которого возложены обязанности по административно-хозяйственной деятельности
День 1
Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
- Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2
Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
- Организация контроля регламентирующих документов
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)
Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
- Типовое положение АХО
- Должностная инструкция начальника АХО
- Матрица ответственности АХО
Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
- Планирование состава работ
- Планирование частоты работ
- Планирование качества работ
- Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
- Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
- Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
- закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХО
- Отчетность руководителя АХО
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
- Контроль хода выполнения работ
- Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
- Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
- Диспетчеризация работы автотранспорта
- Критерии выбора автотранспортных средств
- Контроль деятельности и отчетность
- Оплата труда и стимулирование водителей
- Материальная ответственность водителей
День 3
Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений
- Принципы разработки мотивационных схем персонала
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
- За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
- Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
- Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
- Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
- Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»
Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора
- Рассмотрение технологии оптимизации процессов
- Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
- Виды нотаций для оптимизации процессов
Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»
- По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
- C каких процессов начинать оптимизацию?
- Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Борьба с факторами, отнимающими время
- Как вести себя в кризисных ситуациях
- Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
- Как организовать бережливый офис?
- Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях
Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
- Надзорные организации и взаимодействие с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
Абрамова А.Ю., начальник административно-протокольного отдела, филиал «Промсвязьбанк-Каир»
Отлично подобранный раздаточный материал который реально может быть использован на практике. Хорошая систематизация тем. Информация, получена во время семинара помогла систематизировать имеющиеся практические навыки и помогла понять как можно оптимизировать некоторые бизнес-процессы отдела.
Ананьева Мария, руководитель админ. отдела, ООО «Ортика Фрозен Фудс»
Спасибо огромное Анатолию Борисовичу за тренинг. Получено большое количество информации в систематизированном виде. Все применимо напрактике. Открыла многое новое для себя и удивилась что мои открытия уже давно работают. Анатолий Борисович не просто давал готовые решения, а давал направления для самостоятельного решения. И свои рекомендации. Еще раз спасибо! Успехов и тренеру и компании!
Жукова Наталья Валерьевна, директор по организационному развитию, ООО «Нобель Ойл» (КО)
Очень толковый системный тренинг. Количество и качество раздаточного материала впечатлило. Анатолий Борисович не просто озвучивал теорию, он дал возможность обменяться мнениями, разобрать реальные кейсы участников. Спасибо ему за огромное количество нормативных и регламентирующих документов, редкий тренер дает такой объем тем более в электронном виде. Поскольку Набоков А.Б. постоянно дополняет и обновляет тренинг, обязательно еще поучаствую через 1-2 года.
Золощукин А.В., энергетик, ЗАО «Ленстройтрест»
Семинар проведен профессионалом. Все понятно. Легко воспринимается.
Чебанова Н.А., зам. директор по АХЧ, МБУ «МЦ Факел»
Узнала очень многое и полезное. Буду воплощать в жизнь новые знания. Анатолию Борисовичу огромное спасибо за предоставленные знания и материал.
Германович А.В., начальник АХО, ООО «Газпромнефть НТЦ»
Большой объем ценной информации. Доступная форма изложения. Доброжелательная, свободная атмосфера. Мастерство и компетентностьпреподавателя.
Гаврилов Александр Петрович, начальник сектора по обслуживанию зданий, Глав УпДК при МИД России
Очень нужный семинар. Теперь буду следовать плану, который дал преподаватель.
Мсевнникова А.Ю., специалист АХО, ООО «ТТЦ Энергосервис»
Многогранный семинар, охватывающий полный перечень функций АХО. Преподаватель профессионал своего дела, доступно доносил информацию до слушателей и прекрасно подстраивался под специфику работы каждого слушателя семинара. Огромная база документного обеспечения.
Ибраева Виктория Владимировна, административный менеджер, Представительство компании ОО «Джон Брауч Ижд Си ЛТД»
Очень располагающий к себе преподаватель. Легко, не принудительно дает информацию, в том числе много образцов, документов. Делится опытом других компаний. Ведет постоянный диалог с участниками.
Мсевнникова А.Ю., специалист АХО, ООО «ТТЦ Энергосервис»
Многогранный семинар, охватывающий полный перечень функций АХО. Преподаватель профессионал своего дела, доступно доносил информацию до слушателей и прекрасно подстраивался под специфику работы каждого слушателя семинара. Огромная база документного обеспечения.
Андриянова Юлия, АХО директор, ООО Семинар получился очень интересным, благодаря систематизированности данных, логичности и методе донесения материала с чувством юмора и массой примеров. Спасибо преподавателю Набокову А.
Маркелов Александр Сергеевич., ведущий специалист АХО, ЗАО «Эр-Телеком Холдинг»
Огромный пласт информации, презентован в нужном емком контексте. Спасибо за актуальную информацию.
Моисеева Елена, «Прагматик экспресс»,руководитель АХО
Впечатление – положительное! Много полезной информации, внимание к высказываниям слушателей, вобщем все на высоком уровне – спасибо большое!
Гордиевич Т.В., ООО «Авантаж-Капитал»,руководитель административного отдела
Семинар направлен, в том числе на людей, имеющих небольшой опыт в управлении АХЧ. Много реальных практических инструментов, так же и отвлеченных примеров , динамичные интересные разборы практических ситуаций. Свежий и живой материал. Спасибо!
Комель ВА. Руководитель АХО
Все хорошо, доступно, применимо на практике, особенно для хозяйственного субъекта.
Бунецкая С.Б. ООО ‘Венинефть’, офис менеджер
Правильно построенная программа обучения в сочетании с примерами реальной жизни позволило расширить кругозор и овладеть новыми знаниями в деятельности АХО
Вугар Аллахвердиев, директор административного отдела, Unibank
Отличное знание преподавателя. Материал соответствовал теме семинара, затронуты все аспекты АХЧ.
Подайте заявку, чтобы забронировать место. Подача заявки не накладывает на Вас никаких обязательств по посещению данного мероприятия.
После получения заявки мы свяжемся с Вами в течение одного рабочего дня и предоставим всю необходимую информацию о мероприятии. Оплата обучения производится только после согласования всех вопросов.