Этот семинар для Вас, если Вы: исполнительный директор (или занимаете аналогичную должность); административный директор (или занимаете аналогичную должность); руководитель Аппарата Генерального директора (или занимаете аналогичную должность); руководитель Управления делами (или аналогичных подразделений); руководитель, в чьи обязанности входит обеспечение функционирования системы управления компанией
День 1
Система управления и административное обеспечение в условиях кризиса
- Основные элементы системы управления
- Роль и место административного обеспечения в системе управления компанией
- Цели и задачи административного обеспечения с учетом финансовых ограничений
- Объекты и инструменты управления исполнительного (административного) директора
- Показатели результативности и эффективности деятельности исполнительного (административного) директора
- Требования к исполнительному (административному) директору в условиях кризиса
Основные задачи и зоны ответственности исполнительного (административного) директора
- Организация документационного обеспечения управления компании (делопроизводство). Постановка документооборота
- Организация функционирования подразделений, обеспечивающих высшее руководство (секретариат, пресс-служба, служба персонального транспорта, курьерская служба, архив)
- Организация материально-технического обеспечения работы офисов компании
- Управление инфраструктурой, обеспечение жизнедеятельности компании: организация эксплуатации и ремонтов помещений, инженерных коммуникаций, прилегающих к зданию территорий, организация питания, переездов
- Организация работы с подрядчиками
- Управление транспортными подразделениями, диспетчеризация транспорта
- Организационное развитие. Оптимизация организационной структуры
- Корпоративные мероприятия и сувенирные программы
Практикум «Разработка должностной инструкции исполнительного (административного) директора, матрицы ответственности для своих подразделений»
Экономика в деятельности исполнительного директора
- Классификация затрат для целей принятия управленческих решений
- Какие затраты должен планировать и контролировать административный (исполнительный) директор
- Особенности процесса бюджетирования подразделений административного (исполнительного) директора
- Внутренняя себестоимость деятельности подразделений административного (исполнительного) директора
- Чем программы оптимизации затрат отличаются от программ минимизации потерь?
- Варианты программ сокращения затрат для подразделений административного (исполнительного) директора
- Целесообразность и возможности использования аутсорсинга, аутстаффинга, лизинга в деятельности исполнительного директора
- Facility management
- Fleet management
Практикум «Разработка программы сокращения затрат для своих подразделений, разработка алгоритма вывода на аутсорсинг неэффективного подразделения компании»
День 2
Организация документооборота в компании
- Принципы организации документооборота
- Основные нормативные документы, определяющие требования к организации документооборота: ГОСТы, Приказ Госархива, типовая инструкция по делопроизводству
- Документопоток компании
- Организация работы секретариата
- Организация контроля исполнения поручений
Практикум «Составление реестров поручений и контрольных форм. Составление номенклатуры дел»
Регламентация деятельности компании
- Кто должен инициировать, организовывать подготовку и разрабатывать регламентирующие документы компании
- Регламентирующие документы в пределах компетенции административного директора
- Организация контроля регламентирующих документов
Организация работы административно-хозяйственного отдела (АХО)
Задачи, функционал, зоны ответственности АХО
- Типовое положение АХО
- Должностная инструкция начальника АХО
- Матрица ответственности АХО
Практикум «Разработка типовых задач и функционала АХО»
Организация планирования в АХО
- Планирование состава работ
- Планирование частоты работ
- Планирование качества работ
- Выбор исполнителя работ (своими или привлеченными силами), договорная работа
- Бюджетирование хозяйственной деятельности
Практикум «Составление годового и месячного планов АХО. Бюджетное планирование в АХО»
Структурирование и организация работы подразделения
- Организационная структура подразделения (с учетом выбора поставщиков)
- Организация коммуникации и взаимодействия служб с АХО
- Диспетчеризация работ
- Группировка связанных работ, супервайзеры
- Обеспечение материальными ресурсами (закупки, поставки, хранение, учет, отпуск)
- закупаемое регулярно: канцелярские принадлежности, хозяйственные средства, средства гигиены и прочее
- закупаемое периодически: мебель, оргтехника, подарки и прочее
Практикум «Разработка структуры АХО на базе подхода «управление по целям» (management by objectives)»
Контроль подразделений АХО
- Организация оперативного контроля качества выполнения работ
- Отчетность служб АХО
- Отчетность руководителя АХО
- Сбор и обработка рекламаций от внутренних подразделений
- Сбор и обработка рекламаций от внешних клиентов
Практикум «Как предотвратить перерасход бюджета и соблюсти качество»
Организация проведения ремонтных работ в зданиях и сооружениях
- Организация и контроль проведения технического обслуживания и осмотров
- Подготовка ремонтных площадок и прилегающих территорий
- Обеспечение бесперебойности деятельности сотрудников
- Контроль хода выполнения работ
- Поддержание презентабельного состояния офиса
Организация работы представительского автотранспорта
- Закрепление автотранспорта за руководителями (жесткое, гибкое)
- Диспетчеризация работы автотранспорта
- Критерии выбора автотранспортных средств
- Контроль деятельности и отчетность
- Оплата труда и стимулирование водителей
- Материальная ответственность водителей
День 3
Оплата труда и стимулирование сотрудников обеспечивающих подразделений
- Принципы разработки мотивационных схем персонала
- Структура компенсационного пакета подразделений административного (исполнительного) директора
- За что платить руководителю и сотрудникам обеспечивающих подразделений
- Постоянная и переменная части зарплаты. Как зарабатывать переменную часть заработной платы
- Система KPI для руководителей и персонала обеспечивающих подразделений
- Материальная ответственность сотрудников обеспечивающих подразделений
- Премии: кому, за что, в каком объеме, как часто
Практикум «Разработка нескольких вариантов мотивационных схем для персонала обеспечивающих подразделений, включая различные варианты KPI. Разбор схем оплаты труда в условиях кризиса»
Оптимизация процессов, затрат, минимизация потерь в зоне ответственности исполнительного директора
- Рассмотрение технологии оптимизации процессов
- Надо ли описывать процессы для их оптимизации?
- Виды нотаций для оптимизации процессов
Практикум «Оптимизация процессов с помощью технологии SIPOC»
- По каким критериям оптимизируют процессы? Только по стоимости? Как еще можно оптимизировать процессы?
- C каких процессов начинать оптимизацию?
- Что такое нормирование? Как применять нормирование в целях оптимизации затрат?
Практикум «Нормирование расхода ГСМ. Что еще можно и нужно нормировать? Мотивация персонала на экономное вождение»
Организация борьбы с потерями, с ежедневным «хаосом»
- Причины, влияющие на производительность труда в офисе. Виды потерь в офисе
- Борьба с факторами, отнимающими время
- Как вести себя в кризисных ситуациях
- Что такое бережливый офис? Это когда на всем экономят или повышение качества и оптимизация затрат одновременно?
- Как организовать бережливый офис?
- Примеры бережливого офиса, организации работы обеспечивающих подразделений в зарубежных и отечественных компаниях
Практикум «Разработка программ повышения качества, сокращения затрат, борьбы с потерями для обеспечивающих подразделений»
Выполнение специальных требований
- Виды поднадзорной деятельности (пожарная охрана, производственная санитария, технические сооружения)
- Надзорные организации и взаимодействие с ними
- Действия в случае визита надзорных органов
Практикум «Разработка инструкции действий в случае визита надзорных органов»
Пряшникова Ольга Николаевна, ООО «Деловые Медиа», административный директор Хочется особо отметить работу преподавателя за огромное информационное поле по теме, из которого можно систематизировать каждому слушателю по своим отраслям. Все доступно и наглядно.
Михайлова М.О., руководитель аппарата Отличный семинар, предоставлены знания сверх ожидаемых. Мотивирован к дискуссиям, позволяющим проводить анализ того, что сделано и что необходимо реализовать, с целью эффективной реализации себя как профессионала в административной деятельности.
Тютюнникова Т.В., «ИСКЧ», административный директор Большое спасибо тренеру за проведенную работу. Первый раз на тренинге, где дается в раздатке столько полезной и прикладной информации. Уверена, что благодаря накопленному опыту и знаниям Анатолия Борисовича, смогу многое внедрить в компанию.
Фладт Е.В., ООО «Мебельная фабрика Мария», административный директор Огромная благодарность Анатолию Борисовичу. Много интересных и полезных идей, тема раскрыта по максимуму. Раздаточный материал оправдал ожидания более чем.
Ильчин Сергей, административный директор Замечательный семинар. Доступная лекция. Большое информационное наполнение. Отличный тренер.
Кокарев Р.Е., исполнительный директор, НП ‘Ассоциация европейского бизнеса’ Качественный тренинг с прекрасным преподавателем и великолепным составом слушателей.
Волынская Инна Александровна, начальник Департамента обеспечения и сервисной поддержки, ОАО Нордеа банк Прекрасное содержание, отличная методика и личностные качества преподавателя.
Семенова Наталия Алексеевна, «Золотов», Административный директор. Большое спасибо, материал доступен и понятен, поэтому полученные знания и навыки буду применять в своей работе. Отличное впечатление. До скорой встречи!
Симонович Ирина «Ориентация на слушателей, гибкость и высочайшая компетенция Набокова А.Б. Спасибо!»
Подайте заявку, чтобы забронировать место. Подача заявки не накладывает на Вас никаких обязательств по посещению данного мероприятия.
После получения заявки мы свяжемся с Вами в течение одного рабочего дня и предоставим всю необходимую информацию о мероприятии. Оплата обучения производится только после согласования всех вопросов.