В тайм-менеджменте есть главный секрет: “оно” не работает, если не применять. А изменить привычки поведения тяжело, трудно “распробовать” какой-либо прием, не применяв его хотя бы несколько дней. Не секрет, что самостоятельное внедрение тайм-менеджмента требует большой силы воли.
Поэтому обычный тренинг – это повторение общеизвестных истин, а в работе ничего не меняется.
Что же делать, если руководители не успевают?
Данная учебная программа представляет собой внедрение приемов тайм-менеджмента в практику.
Во время обучения решается реальная задача Вашей компании из сферы тайм-менеджмента, обычно это задача высвобождения от “текучки” какого-то количества времени руководителей. Или, например:
- создание гибкой системы планирования, чтобы эффективно планировать в условиях неопределенности
- внедрение практики делегирования (если руководители мало или неудачно делегируют)
Результаты:
- Каждый участник* подобрал для себя наиболее удобные инструменты управления временем и использует их в практике (демонстрация, как организует свое время).
- Каждый участник поставил свои цели и определил критерии их достижения (список).
- Каждый участник умеет ставить цели и оценивать их. (Экзаменационное задание: постановка цели и задач).
- Каждый участник в течение месяца вел планирование с использванием различных инструментов (демонстрация, что попробовал разные методы).
- Каждый участник систематически вел учет затрат времени (хронометраж).
- Большинством участников* выполнена основная поставленная задача, либо имеется выраженная положительная динамика (времени на “текучку” уходит меньше, успевает больше т.п.).
*По факту это касается примерно 8 из 10 участников, т.к. встречаются отдельные люди, с которыми нужно вести более обстоятельную работу.
Описание
В ходе работы каждый участник группы подбирает для себя наиболее удобные инструменты управления временем, пробуя поочередно разные способы. Причем испробование инструментов ведется на реальных задачах. Тренер выступает: а) специалистом по методам б) мотиватором – как побуждая, так и контролируя выполнение учебных задач участниками в) консультантом по организации труда – при решении появляющихся задач. В ходе программы каждый учащийся проводит: • Хронометраж (систематически) • Оценку эффективности затрат времени (изучение затрат рабочего времени и достигнутых результатов) • Аудит рабочего места • Выработку режима труда и отдыха • Постановку целей и создание системы целей
• Составление компактных нагляжных обзоров дел
Обычно изучаются следующие приемы и темы: • Постановка и анализ целей. • Расстановка приоритетов. • Различные приемы планирования: мультипроектное, долгосрочное, краткосрочное. • Методы работы с крупными и немотивирующими задачами. • Борьба с поглотителями времени. • Приемы самомотивации. • Делегирование (для руководителей). • Планирование в условиях высокой неопределености.
Состав по темам может быть расширен, сокращен, подобран по Вашему желанию; может базироваться на разработках желаемого Вами автора, а также затрагивать смежные темы. Например, включать изучение электронных средств планирования, управления проектами (Outlook, OpenProj).
Особенности организацииТренинг предназначен как для руководителей, так и для специалистов.
Оговариваются условия мотивации обучаемых на использование тайм-менеджмента (предложим рекомендации, в том числе по немонетарной мотивации).
Состав группы: до 12 человек.
Режим занятий: Тренинг состоит из регулярных занятий, продолжительностью по 2-3 часа, как удобнее. Между занятиями обучающиеся выполняют задания.
Количество занятий: в зависимости от поставленной задачи, обычно от 6 (1,5 месяца).
Плюсы:
- Основной плюс – улучшение ситуации со временем в компании (больше успевают, тратя меньше усилий).
- Руководители видят на практике, что повышение своей эффективности возможно
- Руководители участся анализировать и повышать собственную эффективность
- Однажды наладив эффективный рабочий день, руководитель не захочет “сползать” в ситуацию, где обстоятельства управляют им и “заваливают” его текучкой
- Руководитель менее привязан к текучке и может уделять внимание “важным-несрочным”, главным задачам.