1. Современная система документооборота как инструмент управления организацией. Организация коммуникационных процессов. Обмен информацией между подразделениями. Схемы движения информации в организации. Анализ эффективности движения информационных потоков.
2. Нормативно-правовое обеспечение работы с электронными документами.
- Федеральная целевая программа «Информационное общество» (2011-2020)
- Основные правила работы архивов организаций 2002
- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», 2006
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (документ – зафиксированная на материальном носителе информация, обладающая реквизитами, позволяющая его идентифицировать), 1998
- ГОСТ Р ИСО – 15489 «Управление документацией. Общие требования», 2007
- Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти 15.06.2009
- Постановление Правительства РФ «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» 08.09.2010
- Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 23.12.2009
- Федеральный закон «Об электронной подписи» 06.04.2011
- Методические рекомендации по работе ЦАДЭНМ с документами на электронных носителях 2007 г.
3. Системный подход к управлению документами организации.
- Система управления документами: проектирование и внедрение. Типизация документов и маршрутов движения документов на предприятии. Систематизация контроля исполнения документов. Разработка альбома унифицированных форм документов предприятия
- Процессы управления документами, распределение ответственности и полномочий. Определение правил доступа к документам
4. Особенности перехода к работе с электронными документами. Проблемы и решения.
- Сравнение процессов работы с документами при бумажном и электронном документообороте организации. Схемы документооборота. Внутренний и внешний документооборот. Схемы и технологии работы с документацией
- Разнотипность средств, применяемых для работы с электронными документами
- Совместимость автоматизированных систем ДОУ и архивного хранения
- Проблемы обеспечения режима конфиденциальности делопроизводства
- Условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом
5. Предназначение, возможности и основные характеристики систем электронного документооборота (СЭД) и электронного хранения документов: учет всех информационных документов; работа с текстами документов; автоматизация контроля движения исполнения документов; получение справочной информации; поисковые системы по документам; отбор и хранение документов в папках; анализ документооборота; организация и ведение электронного Хранилища.
Обзор современных систем автоматизации работы с документами «Documentum», «Open Text eDocs», «Directum», «DocsVision», «Company Media», «Евфрат-Документооборот», «Дело», «Логика ЕСМ», «Гран Док», «Кодекс:документооборот», «1С» и других.
Принципы выбора системы комплексной автоматизации работы с документами. Основные требования к программному обеспечению в соответствии со спецификой работы организации. Пути, методы и проблемы внедрения автоматизированных систем. Участие служб ДОУ и секретариата в составлении технического задания.
6. Разработка регламентов и организационно-методических документов для обеспечения электронного документооборота предприятия. Инструкции, стандарты по ведению электронного документооборота. Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение стандартов и инструкций.
7. Практические вопросы внедрения и сопровождения систем электронного документооборота на предприятии. Проблемы и решения.
- Этапы создания СЭД на предприятии. Методические аспекты
- Нормативные документы по внедрению. Взаимодействие заказчика и разработчика
- Разработка технического задания, технического проекта и рабочих документов по внедрению (договоры, акты и др.)
- Проведение опытной и промышленной эксплуатации СЭД. Проблемы и решения
- Организация сопровождения и обслуживания СЭД
8. Электронный документооборот и создание корпоративной информационной системы организации.
- Совместимость автоматизированных систем и сложившейся инфраструктуры управления предприятием. Система электронного документооборота – основа корпоративной информационной системы организации
9. Автоматизированное управление жизненным циклом документов. Процессы обработки, регистрации и согласования управленческих, организационно-распорядительных и технических документов предприятия. Построение маршрутов согласования документов. Обмен данными между подразделениями. Автоматизация системы контроля исполнения документов. Формирование отчетов. Сканирование документов. Придание документам юридической значимости. Использование электронной подписи, удостоверение подлинности электронных документов. Организация электронного архива.
10. Информационные технологии в создании электронного архива. Организация электронных архивов. Виды электронных архивов. Принципы создания и методы заполнения электронного архива. Правила работы с электронными документами. Единая коммуникационная среда. Оцифровка и распознавание бумажных документов.
Особенности размножения, уничтожения и архивного хранения документов в электронном виде. Текущее и ретроспективное сканирование документов. Полнотекстовое хранение. Классификация и учет документов. Средства архивного хранения документов в электронном виде. Проблемы обеспечения режима конфиденциальности информации при хранении, размножении и уничтожении документов в электронном виде.
11. Практические примеры использования электронных систем. Практическое занятие с применением автоматизированной системы делопроизводства. Технологии работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Работа с проектами документов, составление отчетов, архивное хранение документов.