1. Нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота и организации электронного архива.
- Комментарии к стандартам и типовым требованиям в контексте развития Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).
- Электронный архив и электронный документооборот: связь и различия. Понятие смешанного документального фонда. Правоотношения в сфере электронного документооборота и электронного архива. Жизненный цикл электронных документов.
- Юридические условия замены бумажного документа электронным юридически значимым документом.
2. Формирование электронных архивных коллекций и фондов: актуальные подходы к разработке типовой структуры. Ресурсы удаленного доступа (через Internet и Intranet).
3. Информационные системы различного назначения и их функции: электронный архив нормативной, финансовой и бухгалтерской, организационно-распорядительной, кадровой документации, электронный архив договоров, электронная библиотека, электронный каталог, электронная картотека и др.
4. Системы электронного документооборота: классификация и основные принципы функционирования. Обзор рынка СЭА и СЭД, критерии выбора системы.
5. Этапы проектирования электронного архива организации.
- Внедрение электронного архива самостоятельно или через внедренческую компанию (аутсорсинг): плюсы и минусы обоих вариантов. Ценообразование.
- Обследование деловых процессов для разработки технических требований к электронному архиву. Технико-экономическое задание, его функциональное и юридическое значение.
- Систематизация данных. Создание иерархического каталога документов. Стандарт на описание (атрибуты) электронных документов.
- Опытная эксплуатация ресурса.
- Реализация требований национальных стандартов и классификаторов информации при создании и внедрении СЭД.
6. Комплектование электронного архива, учет и хранение электронных архивных документов.
- Современные технологии комплектования архивных фондов. Навигатор комплектатора.
- Экспертиза ценности электронных документов.
- Обработка, ввод и учет электронных документов. Автоматизация процесса ввода документов в систему.Сканирование (поштучное, потоковое), штрих-кодирование, специализированные промышленные решения по оцифровке документов. Имиджинг документов. Распознавание при вводе документов. Индексация документов и создание электронных регистрационных карточек, автоматическое атрибутирование документов при вводе.
- Условия хранения и доступа к электронным информационным ресурсам. Режимы хранения электронных носителей.
- Хранение файлов MS Office, odt, pdf, jpg, txt, tif и др. Проверка аутентичности файлов.
7. Управление системами электронного архива.
- Доступ к документам на основе прав пользователей. Администрирование системы (регистрация новых пользователей, определение их прав).
- Актуальные международные стандарты, регламентирующие практику управления электронными архивными записями.
8. Просмотр документов, работа с копиями дел. Расширенные возможности поиска и отображения документов и их группировки. Возможности предоставления доступа, в т.ч. коммерческого, к электронному архиву и электронным информационным ресурсам через Internet.
9. Обеспечение информационной безопасности электронного архива организации.
- Организационно-правовые основы технической защиты конфиденциальной информации в электронном архиве организации.
- Эксплуатационная надежность и масштабируемость электронных систем защиты информации и персональных данных.
- Системы резервного копирования.
10. Мониторинг использования электронных источников.
11. Система электронной отчетности: защита от несанкционированного доступа, обеспечение корректного документооборота.
12. Межведомственное взаимодействие между архивами и внешними организациями, внутри организации.Обзор классификаторов информации различного типа при межведомственном обмене информацией.
13. Ведение централизованного и распределенного архива многофилиального предприятия: опыт Санкт-Петербурга.
14. Порядок проведения проверок электронного архива. Ответственность за нарушения ведения архива.
Занятия ведут руководители и специалисты-практики компаний, внедряющих СЭА; руководители и специалисты электронных архивов предприятий и организаций Санкт-Петербурга, преподаватели ведущих профильных вузов.
Для участников семинара:
- обучение по программе с выдачей Удостоверения;
- комплект информационно-справочных материалов;
- экскурсионная программа;
- ежедневные обеды и кофе-брейки.
Удостоверение о повышении квалификации в объеме 32 часов.
Участие в мероприятии может быть оформлено в соответствии с требованиями 44-Ф3 и 223-Ф3.