Цель: Повышение эффективности деятельности компании в целом за счет профессиональной организации документооборота компании и развитие навыков деловой коммуникации.

Задачи тренинга:

1.     Повышение профессиональных знаний в области документационного обеспечения управления.

2.     Получение знаний в области ведения деловой переписки.

3.     Получение участниками знаний и навыков в сфере деловых коммуникаций.

4.     Изучение правил современного делового этикета.

5.     Получение навыков эффективного взаимодействия с руководителем, внутренними и внешними клиентами организации.

ПРОГРАММА

ДЕНЬ 1:

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства.  ГОСТ Р 6.30 – 2003. УДС.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Общие требования к оформлению документов.

Создание фирменных бланков. Расположения реквизитов на продольном и угловом бланках.

Оформление распорядительных документов.

Оформление справочно-информационных документов.

Способы и методы протоколирования заседаний.

Оформление организационных документов.

Работа с исходящим и входящим потоком: входящие, исходящие и внутренние документы.

Работа с документами, содержащими коммерческую тайну.

Практикум: Работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.

Современные компьютерные технологии в делопроизводстве: Организация электронного документооборота, Электронно-цифровая подпись, ее использование, Прием-передача документов в электронной форме. Регистрация и контроль исполнения,

Практикум:«Демонстрация работы программ для автоматизации делопроизводства».

ДЕЛОВЫЕ КОММУНИКАЦИИ. ВСТРЕЧИ, СОВЕЩАНИЯ, КОММЕРЧЕСКИЕ ПЕРЕГОВОРЫ

Особенности делового телефонного разговора. Подготовка телефонного разговора, композиция, основные этапы. Метод “телефонной улыбки”. Привычные выражения. Сохранение и передача информации. “Фильтрация звонков”. Личные звонки. Проблемные разговоры по телефону.

Приемы эффективной самопрезентации. Как встретить VIP – клиента (партнера). Работа с клиентами и сотрудниками приемной руководителя.

Подготовка и организация  совещаний, конференций, переговоров. Помощь руководителю во время коммерческих переговоров.

ДЕНЬ 2:

ДЕЛОВАЯ ПЕРЕПИСКА

Деловая переписка. Требования к тексту служебных документов.

Составление делового письма (российские и международные нормы). Работа над ошибками в оформлении документов и составлении текста.

АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ

Создание архива организации с нуля. Требования к помещению, отведенному под архив.

Разработка номенклатуры дел предприятия: назначение, виды, порядок разработки, структура. Отбор документов и дел к уничтожению. Подготовка к архивному хранению. Формирование документов в дела (Экспертиза документов. Состав и функции экспертной комиссии. Составление описи дел. Сдача дел в архив.)

ОБЩЕПРИНЯТЫЕ НОРМЫ КУЛЬТУРЫ В ДЕЛОВОМ МИРЕ. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ И СЛУЖЕБНАЯ КУЛЬТУРА В РАБОТЕ СЕКРЕТАРЯ

Правила приветствия, представления, знакомства.

Речевой этикет.

Визитная карточка, ее основные функции.

Формирование делового имиджа. Женская и мужская деловая одежда: фасон, цвет, этические требования.

Корпоративный стиль. Представительская деятельность.

Правила составления букетных композиций для бизнес-партнеров.

Виды обслуживания гостей за столом. Уместные формы обслуживания в офисе. Правила сервировки стола. Гастрономический этикет.

Подведение итогов работы на семинаре.

Методы и формы работы

Занятия проводятся в режиме интенсивного взаимодействия тренера и участников. Используются работа в малых группах, мозговой штурм, наглядные материалы. Моделируются ситуации, в которых участники будут ощущать действие тех же факторов, с которыми они сталкиваются или могут столкнуться на работе. В ходе последующего обсуждения участники не только наблюдают, анализируют, делают выводы и получают необходимую теоретическую информацию, объясняющую их непосредственный практический опыт, но и соотносят с помощью ведущего свой имеющийся и полученный опыт и знания.